首頁活動心得七天零預算辦一場百人Gather Town社團博覽會

嗨~我是110 學年度鳳山高中社團博覽會的負責人 Dabo,這篇文章紀錄了我們 2 人的小團隊,是如何使用7天的時間成功舉辦一場線上社團博覽會,並拿到 Gather Town 的贊助,希望將這些經驗分享給其他人做參考。

這篇文章將會以經驗分享為主,僅供參考,若有更佳的做法也歡迎指教!

在這篇文章中,會提到:
- 和 Gather Town 談贊助合作經驗
- 使用 Illustrator 製作 Gather Town 地圖
- 互動元件發生網頁拒絕存取的解決方法
- 其他注意事項

110學年度鳳山高中社團博覽會小檔案
參展社團:36個
最高同時上線人數:300人
使用場地:2個

一切的開頭

往年學校在新生剛入學時皆會舉辦社團動態展演,讓各社團可以向新生介紹自己的社團,但因為今年因為疫情,動態展停辦了,因此在開學前兩週,我突然想到我們可以利用線上虛擬平台 Gather Town 來辦理一場線上的社團博覽會,讓新生和社團幹部進行交流,並了解該社團的內容,也提供社團招生的機會。
在和同學討論過後,我撰寫了一份簡易的企劃書,將我們的活動規劃遞交給社團活動組,學校也通過了這項計畫。

💡 因為籌備時間只有七天,因此事先就將時間切割好,哪件事幾天內一定要完成,並且要保留至少 1~2 天的緩衝時間,以防有個萬一。

Gather Town 贊助洽談

在整場活動中,因為活動預算為零,我們希望使用贊助合作的方式取得約700人的場地,若沒有取得贊助,活動辦成功的機率就只剩個位數了。

💡 Gather Town 免費版人數上限是 25 人,收費方式可以查看官網上的收費方案

以下是我申請到贊助的過程
Step1. 到 Gather Town 的銷售團隊聯繫頁面填寫表單

銷售團隊聯繫頁面
💡 注意:
聯繫表單的部分要使用英文填寫,並在內文的地方完整寫上完整的單位(也可以做個簡單介紹)、申請贊助原因、能提供 Gather Town 甚麼回饋、簡易介紹辦理的活動等資訊。

表單填完後,大概兩天就會有專員回信了,由於人數方面我當初是填寫500+人,專員建議我們開成兩個不同場地,用傳送點連接起來。
在我回信表示很樂意改成2個各350人的場地後,就開始進入討論的流程。

💡 標準贊助流程:
在 Gather Town 初步確認可以贊助後,會寄一份訂購單請你填寫,填寫完後會有一個線上 Meeting,確認這活動及贊助的細節,最後會使用 Docusign 進行簽約。

Step2. 到 Office Hours 和他們聊聊
這點我覺得是最重要的,前面提到,我們的籌備時間只有短短一週,因此我們決定直接在 Office Hours 時和專員聊聊,在那次的聊天中,考量到我們的時間有限,Gather Town 也很爽快的答應直接以給我們全額折抵的優惠碼方式取代繁瑣的簽約流程。

💡 Office Hours 資訊:
時間:台灣時間每週二、四 00:00 ~ 02:00
地點:Gather Town線上辦公室

使用 Illustrator 製作 Gather Town 地圖

很多人在聽到我用 Illustrator 做地圖,第一個反應都是 Gather Town 不是有
內建的地圖編輯器嗎?

最開始我也是這樣認為,直到我打開內建編輯器打算從零開始鋪地板蓋牆壁的時候發現這編輯器超級不友善RRRRRRRRR(怒吼
後來經過爬文後,就決定使用 Illustrator 來製作地圖。

💡 我歸類出的幾個編輯器使用時機
內建編輯器:使用預設模板,不需要高度客製化的地圖
其他編輯器:需要高度客製化的地圖(使用模板做不到想要的效果)※其他編輯器像是 Illustrator , Photoshop , Tiled 都有人使用※

在使用其他編輯器前,需要有幾個先備知識
1.Gather Town每一格均為32*32px
2.總尺寸應小於3200*3200px
3.前景與背景尺寸需相同

4.檔案要小於3MB
5.檔案須為JPG或PNG(前景必須要使用PNG)

由於Gather Town 中每一格方塊都是32*32px,因此我們必須在 Illustrator 中找出定位點,這必須要很精準,否則之後設定 Impassable 點的時候會對不起來。

要如何 Illustrator 中找出定位點?
首先先到偏好設定的地方選擇參考線及格點,並設定格點間格為32px

選擇參考線及格點,並設定格點間格為32px

接著到工具列的顯示,將顯示格點打勾,你就擁有滿滿32*32的格點,之後任何文件只要對齊格點就行了,如果要將格點關閉只要將勾勾取消就好。

將顯示格點打勾即可

解決完定位的問題後,你可能會想問素材要怎麼辦,別擔心,Gather Town 官方有提供一個完整的素材包,只要是內建編輯器有的元素這邊都找的到。
到下載的頁面點選綠色Code的按鈕再選擇Download ZIP即可整份打包下載。

前景與後景是甚麼?

在 Gather Town 中,可以分別上傳前景與後景,簡單來說,後景就是在你的人物後面,前景就是在你的人物前面。還是聽不懂嗎?直接看圖片吧!

沒有放前景,人物會直接站到桌子上,比較不逼真。
加上前景後的,較貼近真實樣子。

前景的製作方法

Step.1 將背景的工作區域完整複製一份。

Step.2 將要做為前景的部分保留,其餘刪除

這邊提供我當初的前景與背景給大家參考,比較能理解上面兩步驟的意思。

地圖的背景
地圖的前景
小提醒:前景一定要使用PNG無背景的形式儲存!!!

上傳地圖到 Gather Town

當地圖完成後,最後一個步驟就是上傳到 Gather Town 了,在進入地圖編輯器後,只要選擇地圖編輯器左上角的三條線,點選 Upload 即可分別將前景(Foreground)與背景(Background)上傳上去。

製作互動元件

如果想要讓地圖增加更多互動性,那就不能錯過互動元件,透過互動元件可以讓參與者直接開啟網頁、觀看影片、圖片等,也可以使用 Preview 的方式製作公告讓參與者經過就可以直接看到。

在社團博覽會中,我們大量使用 Preview 功能,讓使用者路過就會直接顯示我們想讓他們知道的訊息

要製作互動元件,首先要到地圖編輯器中,選擇想要的物件,並於右側選擇元件的類別,由上至下依序為無、嵌入網頁、圖片、影片、通話、便條紙。

以圖片元件為例,點進去後會出現許多的選項, Image 的地方放入按 X 後想要顯示的圖片,Preview image 放入預覽的圖片(前面提到的公告就是使用Preview),Activation distance 填寫最遠可以觸發元件的距離,之後按下Select 再將物件放到想放置的地點就大功告成了。

如果要使用更進階的設定,可以選擇 Advanced options 展開更多的設定選項,其中 Prompt message 可以設定觸發的提示文字(e.g.按 X 開啟圖片)。
Object image 和 Active image 分別是設定物件的原始圖樣及觸發後的圖樣。

如何解決網頁互動元件顯示拒絕存取?

在設定網頁互動元件時,有的網站會顯示拒絕存取,這代表該網站不允許其他網頁嵌入該網站,如 Instagram 及 Facebook 皆有此設定。

如果真的很想要顯示出該網頁的話,有網友提供了一個最佳解決方法,能夠讓大部分的人都不察覺。

Step.1 新建一份 Google 簡報並將想要的頁面截圖貼進簡報

Step.2 為圖片設立該頁面的超連結。

Step.3 選擇左上角檔案,並點選發佈到網路,點擊發佈按鈕。

Step.4 將產出的網址複製起來,並將網址最後 /pub~id.p 的地方刪除,改成 /embed?&rm=minimal ,就完成相似度極高的互動頁面了。

注意事項

在這次活動過程中,有注意到一些需要特別的事情,給大家參考。
1. 儘管有升級成 500 人的場地,當單一場地人數到達200左右時,部分參與者會開始覺得不順暢。
2. Spotlight 功能不能跨房間(Room)或場地(Space)廣播。
3. 單一螢幕分享的人數上限為 100 人,超過會導致有些人無法看到螢幕。


這是我第一次使用 Gather Town 舉辦活動,很謝謝一路上幫助過我的老師、同學、網友,因為有你們的協助這個活動才得以辦成,同時這也是我第一次在 Medium 寫文章,若覺得架構很亂請見諒🙏。

本次活動的地圖,將附在下方供大家參考,也希望以上分享能幫助到大家,如果有任何問題想討論,皆可以使用 Email 或 Facebook 來聯絡我,也請各位不吝指教,如果這則文章對您有幫助,歡迎給這篇文章拍手分享給身邊的朋友

📌 點我前往110學年度鳳山高中社團博覽會場地

嗨~我是大柏Dabo,一名在混亂的體制中努力掙扎的斜槓高中生,試著靠自己的力量改變這世界。此篇文章轉載自:七天零預算辦一場百人Gather Town社團博覽會

高中生資訊網 投稿文章專區
歡迎任何想要投稿、分享經驗給全台灣學生的同學來投稿喔!投稿信箱:support@students.tw
相關的文章

留下一個回覆

請輸入你的評論!
請在這裡輸入你的名字

訂閱最新的108課綱資訊

想要知道更多即時的108課綱資訊嗎?快來訂閱電子報吧!完全免費!

推薦文章

更多文章

15846

免費獲得營隊報名、比賽資訊、學習歷程相關資源

108課綱資訊電子報

限時免費加入,獲取最新的一手資訊